Outils d'aide à l'analyse et la réflexion

(Dossier, rapport, notes, …)

L'outil QQOQCP

Que ce soit pour

      - Analyser une activité,

      - décrire une situation,

      - mettre de l’ordre dans les idées,

      - poser un problème,

      - rassembler des informations et les mettre en forme,

      - chercher des idées de causes possibles, de solutions possibles,

      - préparer un plan d’action.

      - décrire une activité, un dysfonctionnement, une action,

      - détailler une activité pour mieux identifier ses dysfonctionnements, 

      - détailler un dysfonctionnement pour rechercher ses causes,

      - définir comment une activité doit être exercée,

voire bien d'autres;

Pensez à utiliser la méthode QQOQCP

Cette méthode permet la collecte exhaustive et rigoureuse de données précises en adoptant une démarche d'analyse critique constructive basée sur le   questionnement systématique.

Elle permet également de structurer l’exposé des faits ou d'un problème en posant (et en répondant à) un minimum de questions.

Elle est basée sur l' hexamètre Mnémotechnique de Quintilien qui était une figure de rhétorique permettant de résumer une instruction criminelle en plantant au mieux les circonstances de l'affaire.

Les questions posées par Quintilien sont : " Quis, quid, ubi, quibus auxiliis, cur, quomodo, quando ?

" c’est-à-dire " Qui, quoi, où, par quels moyens, pourquoi, comment, quand ? ".

L'hexamètre décrit les circonstances.

Principe :

Il s’agit de poser les questions de façon systématique afin de n’oublier aucune information connue :

Quoi? Description de l’activité ou de la tâche ou du problème:

Questions :

   De Quoi s'agit-il ?

   Quel est l'état de la situation?

   Quelles sont les caractéristiques?

   Quelles sont les conséquences?

   Quel est le risque ?

Cibles :

   Actions, procédés, Objet, méthode, opération...

Qui? description des exécutants, acteurs ou personnes concernées

Questions :

   Qui est concerné ?

   Qui a le problème?

   Qui est intéressé par le résultat?

   Qui est concerné par la mise en œuvre??

Cibles :

Responsable, victime, acteur...... Unités de production, services, clients, opérateurs, fournisseurs, compétence, qualification …

Où? description des lieux

Questions :

    Où cela se produit-il et s'applique-t-il ?

    Où le problème apparaît-il?

    Dans quel lieu?

    Sur quelle machine?

Cibles :

    Lieux, local, distance, service, atelier, poste, machine…

Quand? description des temps

Questions :

   Depuis quand vous avez ce problème?

   Quand cela apparaît-il ?

   Quand le problème a-t-il été découvert?

   Quelle est sa fréquence? ?

   Quand le risque se produit-il?

Cibles :

   Mois, jour, heure, Moments, périodicité, fréquence, prévisibilité Durée, planning... délais, ...

Comment? description de la manière ou de la méthode

Questions :

   Comment se produit le problème?

   De quelle manière?

   Dans quelles conditions ou circonstances?

   Comment procède-t-on ?

   Avec quelles méthodes, quels moyens, ... ?

   Comment mettre en œuvre les moyennes nécessaires?

   Avec quelles procédures?

Cibles :

   méthode, modes opératoires, Organisation du travail, procédures, règlements, consignes, équipements, matière première

Pourquoi? Cette question peut se poser à la suite des autres questions mais il convient aussi de la poser pour toutes les questions Quoi ? Qui ? Ou ? Quand ? Comment ? Pour mener une analyse critique, à chaque question se demander Pourquoi ?

En conclusion

Une méthode utilisée par les romains pour les enquêtes criminelles « l’Hexamètre mnémotechnique de Quintilien », reprises tout au long de l’histoire, popularisée notamment par Rudyard Kipling , bien connue à travers le monde par les enquêteurs et les hommes d’actions.

Cette méthode est un fondement de la démarche qualité. Elle a permis l’approche processus, l’assurance qualité et sert quotidiennement à tous ceux qui recherchent l’amélioration.

Elle est actuellement utilisée dans des domaines aussi divers que l’informatisation des processus, le journalisme, la communication, le marketing, la gestion de production, la criminologie, …

I keep six honest serving-men (They taught me all I knew) ; Their names are What and Why and When And How and Where and Who. (Kipling in ""The Elephant’s Child" 1902)

 

 

I KEEP six honest serving-men (They taught me all I knew);

Their names are What and Why and When And How and Where and Who.

I send them over land and sea, I send them east and west;

But after they have worked for me, I give them all a rest.

I let them rest from nine till five, For I am busy then, As well as breakfast, lunch, and tea, For they are hungry men.

But different folk have different views;

I know a person small—She keeps ten million serving-men, Who get no rest at all!

She sends'em abroad on her own affairs, From the second she opens her eyes— One million Hows, two million Wheres, And seven million Whys!

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